El Modelado de negocios según Rafael Henrique

El Modelado de negocios según Rafael Henrique

Rafael Henrique

El modelado de procesos puede ser aplicado en cualquier momento de la empresa

 

La entrevista

Entrevistamos a Rafael Henrique, joven Analista de procesos BPM, con experiencia en análisis y desarrollo de procesos. Desarollo de flujogramas en la herramienta Bizagi. Responsable por la implantación de nuevos procesos en una herramienta BPMS (Business Process Management System).  Rafael vive en Contagem, Minas Gerais, Brasil.

Rafael, gracias por aceptar la entrevista.  Él contesta desde Minas Gerais, Brasil.

X-M: ¿Qué es el Modelado de Procesos de Negocios (BPM, por sus siglas en inglés)?

Rafael: El Modelado de Procesos de negocios puede ser definido como una representación gráfica de algún proceso que ocurre en la empresa. La representación tiene como finalidad mostrar todo el proceso, para que sea hecho su análisis y posibles mejorías.

Los procesos pueden ser del tipo productivo, como en una línea de producción, con el detalle de sus etapas hasta llegar al producto final, y también puede ser un proceso de trabajo, como el tratamiento de una reclamación de un cliente, donde son mostradas las etapas del tratamiento hasta su conclusión.

X-M: ¿En cuál momento de la planificación estratégica conviene aplicar el Modelado de Proceso de Negocios)?

Rafael: El modelado de procesos puede ser aplicado en cualquier momento de la empresa. Dentro da planificación estratégica debe ser aplicado antes de su elaboración, para que en el momento de generar el plan estratégico sea posible tener una clara visión de la situación actual de los procesos de negocio y planear el futuro de la empresa y de sus procesos.

X-M: Actualmente, vivimos una era de explosión de herramientas gerenciales, disponibles para la toma de decisiones. ¿Cómo un emprendedor debería considerar el uso formal/técnico de algunas de estas herramientas?

Rafael: Primeramente, debe considerar cuál es la herramienta más adecuada para su realidad. El emprendedor debe considerar el tamaño de su negocio, las decisiones que necesitan de ese apoyo técnico, en que velocidad necesita de la información, cuál es el precio que está determinado a pagar, quién va utilizar la herramienta, etc.

Con estas preguntas el emprendedor comienza a cerrar las opciones, quedando solamente con las que estuvieren dentro de la necesidad de su negocio.

Y también es mucho importante resaltar, que las herramientas solamente pueden apoyar la decisión a través del fornecimiento de los datos informacionales fiables. La tomada de decisión siempre será hecha por una persona. Por más que haya muchos sistemas y herramientas, el análisis humano no puede ser sustituido, pues este puede pensar en una infinidad de caminos y posibilidades que el sistema no puede.

X-M: El factor ritmo de ejecución es importante para los fines de la ejecución estratégica. ¿Cómo se podría diseñar correctamente un proceso de negocio, de acuerdo al ritmo del tiempo?

Rafael: Para seguir el ritmo del tiempo en un diseño es necesario que se haga un diseño más compacto, dónde no haya exceso de actividades, caminos mucho longos, largos tiempos de repuesta, muchas dependencias entre las actividades, y cosas así.

Y para que el proceso sea más rápido pueden ser inclusas ejecuciones de actividades paralelas (no pueden ser dependientes), disminución del número de actividades, tiempos más cortos, monitoreo de los atrasos.

Además, la ejecución del trabajo debe ser sometida a un análisis para verificar si está siendo hecho de la mejor manera posible. Puede ser que, en alguna actividad del trabajo haya algo que esté impactando en todo el proceso.

X-M: Cuando las cosas no resultan como se esperan que sucedieran, ¿Cuándo conviene realizar un rediseño de procesos de negocios? ¿Es posible incluir esta alternativa de rediseño, dentro del diseño de proceso inicial del negocio?

Rafael: El rediseño de los procesos es fundamental para el correcto desarrollo del negocio, pues siempre hay algo que mejorar. El momento para realizar un rediseño varía conforme el tipo de negocio y su ritmo de ejecución, procesos más rápidos necesitan de respuestas más rápidas para evitar la pérdida de recursos y los procesos más lentos y/o largos pueden tener una respuesta más tardía, una vez que es necesario completar al menos un ciclo de lo mismo, donde sea posible hacer su análisis.

Otra métrica para el rediseño es la respuesta de los utilizadores, después del inicio del proceso ellos van decir si está de acuerdo con lo que debe ocurrir. Un buen ejemplo es cuándo el proceso fue diseñado con muchas actividades separadas, pero en su ejecución solamente una persona hace varias tareas en la misma etapa. De ese modo, podemos resumir varias actividades en solamente una, disminuyendo el proceso.

El rediseño no es incluido en el diseño inicial, porque su ejecución depende del análisis del proceso y en muchas ocasiones el primer diseño ya atiende la necesidad, sin tener que hacer cambios. Cómo sugerencia, una buena práctica seria el análisis del proceso después del inicio de su ejecución, para validar si está de acuerdo con lo deseado y si atiende la necesidad propuesta.

X-M: Al momento de diseñar un proceso de negocio, ¿Cuáles son los factores que un gerente debe incluir en una evaluación básica, para levantar una propuesta de diseño confiable?

Rafael: El primer factor es validar cuál es la forma que el proceso está siendo ejecutado, cómo su equipa lo hace. En seguida debe analizar si la forma actual es la mejor que hay para hacerlo, si lo es, diseñe de esta manera. Si la manera actual no es la mejor, el gerente debe analizar cuál es la mejor manera y seguido debe siempre considerar los recursos disponibles para la ejecución del proceso en la nueva manera. Pues si el gerente diseña un proceso en que no hay recursos para hacerlo, ha hecho un trabajo en vano, que no tendrá resultados.

X-M: Existen muchos tipos de software que ayudan para preparar un diseño de proceso de negocio. Sin embargo, en tu opinión, ¿Sería recomendable primero dibujarlo en papel?

Rafael: El diseño en papel puede ser utilizado en reuniones al estilo brainstorming, donde los colaboradores van poner sus ideas en el papel para que puedan discutirlas. Sin embargo, para el diseño final o en reuniones más formales es mejor la utilización de un software, pues tiene diversos recursos para un diseño más profesional y asertivo.

X-M: ¿Hay algunos indicadores de gestión que permitan medir de buena manera el éxito o fracaso de un diseño de modelo de proceso de negocio?

Rafael: El mejor indicador de éxito del diseño es la adhesión de los utilizadores y su feedback positivo sobre el proceso. Cuánto más utilizan y dan respuestas positivas mejor es el proceso y su diseño.

Otro indicador que debe ser llevado en cuenta es la mejoría del objeto (producto/servicio) final del proceso. Si el objeto mejora, el proceso fue diseñado de acuerdo con la necesidad inicial.

X-M: Estamos viviendo un acelerado cambio generacional de la fuerza laboral, ¿Cuáles serían las recomendaciones sobre diseño de negocios, que harías a los nuevos gerentes, que comienzan con sus nuevas empresas o asumen cargos directivos en empresas en marcha?

Rafael: Un nuevo gerente tiene vivencias que pueden agregar valor a su nueva empresa y/o cargo, pero antes necesita saber cómo la empresa/departamento hace su trabajo.

Independiente de la situación del gerente, sea en una nueva empresa o en un nuevo cargo, el diseño de procesos ayudará a tener una visión macro del trabajo.

Con esta visión el gerente puede hacer un análisis estratégico sobre el trabajo, sugerir mejoras y adaptaciones, hacer cambios necesarios, solicitar nuevos recursos para hacer mejor las tareas, etc.

En este caso, los diseños pueden ser comparados a los organigramas, donde quién los ve sabe cómo algo funciona, cuáles son las partes involucradas, quién debe procurar, etc.

Muchas gracias a Rafael Henrique, por la gentileza y generosidad para compartir su experiencia con nosotros. Si necesita contactar a Rafael:

Contacto: e-mail: rafael50001@hotmail.com y mi teléfno: +55(31)994 083 353.

LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/rafaelhslima/



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